EGT no paper visitor

Μια σύγχρονη και αποτελεσματική λύση διαχείρισης επισκεπτών

 Η υπηρεσία νέφους (cloud) No Paper Visitor της εταιρείας EGT Ltd σε συνδυασμό με τον φορητό καρταναγνώστη EGT καρτών RFID, δίνει μία ολοκληρωμένη και σύγχρονη λύση στην καταχώρηση και διαχείριση επισκεπτών.

Ευστάθιος Κουτσιμπέλας
CEO Egt Ltd
www.egt.site

Η εφαρμογή no paper visitor της EGT στην οποία βασίζεται η ολοκληρωμένη λύση για τη διαχείριση επισκεπτών, είναι σχεδιασμένη με τέτοιο τρόπο ώστε να είναι ιδιαίτερα απλή στη χρήση της και να μην χρειάζονται ιδιαίτερες γνώσεις χρήσης υπολογιστή από τους χρήστες.Η καταχώρηση ενός επισκέπτη γίνεται πολύ εύκολα μέσα από μια ιστοσελίδα που περιέχει μια φόρμα της μορφής:

Μπορεί να γίνει καταχώρηση, τόσο των ημερήσια αναμενόμενων επισκεπτών, όσο και μελλοντικών επισκεπτών. Με την εφαρμογή νέφους No Paper Visitor EGT μπορεί να γίνεται ταυτόχρονα εισαγωγή αναμενόμενων επισκεπτών τόσο από τους υπαλλήλους υποδοχής, όσο και από τις γραμματείες των διαφόρων διευθύνσεων της Εταιρείας.

Οι υπάλληλοι υποδοχής έχουν πρόσβαση μόνο στους ημερήσια αναμενόμενους επισκέπτες, ενώ οι γραμματείες έχουν πρόσβαση και στους μελλοντικά αναμενόμενους επισκέπτες.

Με την άφιξη του επισκέπτη στο χώρο υποδοχής και την επίδειξη των διαπιστευτηρίων του, ο αρμόδιος υπάλληλος αντιστοιχίζει μια κάρτα visitor στον επισκέπτη και στη συνέχεια με την χρήση του φορητού καρταναγνώστη EGT διαβάσει την κάρτα visitor. Ο καρταναγνώστης καταχωρεί αυτόματα στην εφαρμογή την ημερομηνία και ώρα εισόδου του επισκέπτη στο χώρο.

Στην έξοδο ο επισκέπτης επιστρέφει την κάρτα Visitor στους υπάλληλους υποδοχής, οι οποίοι με την χρήση του φορητού καρταναγνώστη EGT διαβάζουν την κάρτα visitor καταχωρώντας την έξοδο του επισκέπτη στο σύστημα χωρίς χρήση υπολογιστή, μιας και ο καρταναγνώστης καταχωρεί αυτόματα την ημερομηνία και ώρα εισόδου – εξόδου του επισκέπτη χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση.

Λειτουργίες και Οφέλη

Με τη χρήση της υπηρεσίας νέφους (cloud) No Paper Visitor της EGT προκύπτουν μια σειρά από ωφέλιμες λειτουργίες όπως:

1. Προστατεύετε το απόρρητο των επισκεπτών σας.

Ένα βιβλίο καταχώρησης επισκεπτών ενδέχεται να μην είναι η καλύτερη επιλογή για να προστατεύσετε και να διατηρήσετε τις πληροφορίες εμπιστευτικές.

2. Οι καταχωρήσεις καταγραφής είναι πλήρεις.
   Σε ένα βιβλίο καταχώρησης επισκεπτών ενδέχεται οι υπάλληλοι υποδοχής να μην συμπληρώσουν πλήρως τους χρόνους εισόδου ή εξόδου των επισκεπτών, ή ακόμα χειρότερα ενδέχεται να παραποιήσουν τις πληροφορίες αυτές.
3. Σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης, εκτυπώνονται άμεσα οι λίστες επισκεπτών.
   Τα βιβλία επισκεπτών είναι στην ουσία άχρηστα σε μία περίπτωση εκκένωσης μιας και σε αυτά σπάνια καταχωρείται η αποχώρηση του επισκέπτη καθιστώντας σχεδόν αδύνατο να εντοπιστεί ποιος εξακολουθεί να είναι εντός του κτηρίου σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης.
4. Η υπηρεσία έχει συμμόρφωση με τους κανόνες του GDPR.

Με ένα αυτόματο σύστημα καταγραφής η εγκατάσταση σας συμμορφώνεται με το Άρθρο 17 Δικαίωμα διαγραφής («δικαίωμα στη λήθη»), σύμφωνα με το οποίο «Το υποκείμενο των δεδομένων έχει το δικαίωμα να ζητήσει από τον υπεύθυνο επεξεργασίας τη διαγραφή δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που το αφορούν χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση». Έτσι, εάν ένας επισκέπτης σας θέλει να διαγράψετε και να αφαιρέσετε τις πληροφορίες του από το σύστημα καταγραφής επισκεπτών, τότε μπορείτε να το κάνετε άμεσα. Αυτό δεν μπορεί να γίνει σε ένα απλό βιβλίο επισκεπτών.

5. Δημιουργείτε μια καινοτόμο και φιλόξενη επιχείρηση.

Ο χώρος υποδοχής σας αντανακλά άμεσα την πρώτη εντύπωση σε νέους πελάτες και μελλοντικούς υπαλλήλους. Η καταγραφή των επισκεπτών γίνεται σε πάρα πολύ σύντομο χρονικό διάστημα αποφεύγοντας άσκοπες καθυστερήσεις οι οποίες δημιουργούν αρνητική εικόνα στον επισκέπτη.

Αν λοιπόν χρησιμοποιείτε ακόμη χειρογραφικά συστήματα καταχώρησης και παρακολούθησης επισκεπτών, ή ξεπερασμένες λύσεις καταχώρησης στοιχείων με αρχεία Excel κ.λπ., τότε σίγουρα σας απασχολούν ερωτήσεις του τύπου:

• Πόσοι επισκέπτες βρίσκονται αυτή τη στιγμή στην εταιρεία;
• Ποιοι αναμένονται αύριο;
• Πόσα από τα χειρόγραφα καταχωρημένα ονόματα μπορείτε να διαβάσετε ή πόσα μπορεί να έχουν πληκτρολογηθεί εσφαλμένα;
• Σε πόσους επισκέπτες δεν έχουν σημειώσει το χρόνο εισόδου ή εξόδου;
• Έχει εξέλθει ο επισκέπτης;
• Μήπως δεν καταγράφηκε στην έξοδο;
• Ήταν ακριβής ο χρόνος εγγραφής που καταγράφηκε;
• Με ποιον υπάλληλο συναντήθηκε ο επισκέπτης;

Η υπηρεσία νέφους (cloud) No Paper Visitor της εταιρείας EGT Ltd δίνει απάντηση σε όλα τα ανωτέρω ερωτήματα άμεσα χωρίς την ανάγκη ηλεκτρομηχανολογικών εγκαταστάσεων ή ειδικού εξοπλισμού πέραν του φορητού καρταναγνώστη EGT, καθιστώντας εύκολη και άμεση την πραγματοποίηση ενός σύγχρονου συστήματος διαχείρισης επισκεπτών ΠΡΑΓΜΑΤΙΚΟΥ ΧΡΟΝΟΥ.

 Για περισσότερες πληροφορίες:
EGT Ltd

Λεωφ. Μαραθώνος 79 (Εμπορικό Κέντρο Λευκό),

Άνοιξη, 14569

Τηλ.: +30 210 8140380

info@egt.gr

www.egt.site