Νέα εποχή στην εποπτεία και την ασφάλεια του προσωπικού ασφαλείας  στο πεδίο

Η εποπτεία εξελίσσεται: από την καταγραφή, στην ολοκληρωμένη επιχειρησιακή διαχείριση

Η εποπτεία του προσωπικού ασφαλείας αλλάζει. Οι παραδοσιακές διαδικασίες, που βασίζονταν κυρίως σε τηλεφωνικές αναφορές, χειρόγραφες καταγραφές και αποσπασματικούς ελέγχους, δεν επαρκούν πλέον για τις απαιτήσεις ενός σύγχρονου οργανισμού

Παναγιώτης Σταυριανός

Chief Technology Officer -CTO

Orbit Systems – www.orbitsystems.gr

 

 

 

Οι επιχειρήσεις παροχής υπηρεσιών ασφαλείας καλούνται σήμερα να γνωρίζουν, με αξιοπιστία και σε πραγματικό χρόνο, αν ο εργαζόμενος ανέλαβε τη βάρδιά του, αν εκτελεί την προγραμματισμένη περιπολία, αν ολοκλήρωσε τους απαραίτητους ελέγχους και αν βρίσκεται σε κατάσταση που απαιτεί άμεση υποστήριξη.

Η ανάγκη δεν περιορίζεται στην παρακολούθηση. Αφορά τον συνολικό επιχειρησιακό συντονισμό, την προστασία του εργαζομένου, την έγκαιρη αντιμετώπιση περιστατικών και την τεκμηρίωση των παρεχόμενων υπηρεσιών.

Eνιαίο ψηφιακό περιβάλλον

Η νέα γενιά εφαρμογών εποπτείας προσωπικού στο πεδίο, δεν αντιμετωπίζει πλέον κάθε λειτουργία ως ένα ξεχωριστό και απομονωμένο σύστημα.

Η διαχείριση της βάρδιας, η ηλεκτρονική περιπολία, οι αναφορές συμβάντων, οι ειδοποιήσεις κινδύνου και η επικοινωνία με το Επιχειρησιακό Κέντρο μπορούν να λειτουργούν ως μέρη μιας ενιαίας πλατφόρμας.

Σε αυτό το περιβάλλον, κάθε ενέργεια του προσωπικού μπορεί να συνδέεται με:

• τον εργαζόμενο που την πραγματοποίησε,
• το έργο ή το σημείο φύλαξης,
• την ημερομηνία και την ώρα,
• τη γεωγραφική θέση, όπου αυτή απαιτείται,
• την αντίστοιχη βάρδια ή περιπολία,
• το περιστατικό ή την επιχειρησιακή διαδικασία στην οποία αφορά.

Με τον τρόπο αυτό δημιουργείται μια ολοκληρωμένη εικόνα της δραστηριότητας στο πεδίο, χωρίς να απαιτείται η διαχείριση πολλών ασύνδετων εφαρμογών.

 

Ψηφιακή ανάληψη και ολοκλήρωση βάρδιας

Η έναρξη και η λήξη μιας βάρδιας αποτελούν κρίσιμα σημεία για κάθε επιχείρηση υπηρεσιών ασφαλείας.

Μέσα από μια σύγχρονη εφαρμογή, ο εργαζόμενος μπορεί να πραγματοποιεί ψηφιακό Check-In κατά την ανάληψη της υπηρεσίας και Check-Out κατά την ολοκλήρωσή της.

Η διαδικασία μπορεί να περιλαμβάνει ταυτοποίηση του εργαζομένου, καταγραφή χρόνου, συσχέτιση με συγκεκριμένο έργο ή θέση φύλαξης και, όπου προβλέπεται, επιβεβαίωση της γεωγραφικής θέσης.

Το σημαντικότερο, όμως, είναι ότι το σύστημα δεν καταγράφει μόνο τις ενέργειες που πραγματοποιήθηκαν. Μπορεί να αναγνωρίζει και εκείνες που δεν πραγματοποιήθηκαν.

Η μη έγκαιρη ανάληψη μιας βάρδιας ή η μη ολοκλήρωσή της μπορεί να δημιουργεί αυτόματα ειδοποίηση προς το Επιχειρησιακό Κέντρο. Έτσι, οι αρμόδιοι δεν χρειάζεται να αναζητούν χειροκίνητα αποκλίσεις μέσα σε αρχεία και καταστάσεις. Ενημερώνονται όταν υπάρχει πραγματική ανάγκη παρέμβασης.

Ηλεκτρονική περιπολία και σημεία ελέγχου

Η ηλεκτρονική περιπολία αποτελεί έναν από τους σημαντικότερους μηχανισμούς τεκμηρίωσης της υπηρεσίας φύλαξης.

Ο εργαζόμενος μπορεί να ακολουθεί προκαθορισμένη διαδρομή και να επιβεβαιώνει την παρουσία του σε συγκεκριμένα σημεία ελέγχου, χρησιμοποιώντας τεχνολογίες όπως NFC, QR ή άλλους κατάλληλους μηχανισμούς ταυτοποίησης.

Κάθε έλεγχος μπορεί να καταγράφει:

• το σημείο διέλευσης,
• την ώρα πραγματοποίησης,
• τον εργαζόμενο,
• την περιπολία στην οποία ανήκει,
• τυχόν παρατηρήσεις ή ευρήματα,
• φωτογραφικό, ηχητικό ή άλλο συνοδευτικό υλικό.

Το σύστημα μπορεί επίσης να αναγνωρίζει καθυστερήσεις, παραλείψεις σημείων, μη ολοκληρωμένες περιπολίες ή ασυνήθιστα μεγάλα διαστήματα αδράνειας.

Η περιπολία παύει έτσι να αποτελεί μια απλή σειρά καταγραφών. Μετατρέπεται σε δυναμική επιχειρησιακή διαδικασία, η οποία παρακολουθείται και αξιολογείται σε πραγματικό χρόνο.

 

Από την πληροφορία στο διαχειρίσιμο συμβάν

Η απλή αποστολή μιας ειδοποίησης πλέον δεν αρκεί. Κάθε σημαντική απόκλιση πρέπει να μετατρέπεται σε διαχειρίσιμο επιχειρησιακό συμβάν.

Ένα τέτοιο συμβάν μπορεί να αφορά:

• μη πραγματοποίηση Check-In ή Check-Out,
• καθυστέρηση ή παράλειψη περιπολίας,
• μη αποστολή προγραμματισμένης αναφοράς,
• τεχνική απώλεια επικοινωνίας,
• αναφορά περιστατικού,
• αίτημα βοήθειας,
• ενεργοποίηση SOS,
• πιθανό κίνδυνο για εργαζόμενο που εργάζεται μόνος (lone worker)

Το Επιχειρησιακό Κέντρο πρέπει να μπορεί να παραλαμβάνει το συμβάν, να το αξιολογεί, να το αναθέτει σε χειριστή και να καταγράφει τις ενέργειες που ακολούθησαν.

Με αυτόν τον τρόπο δημιουργείται πλήρες ιστορικό διαχείρισης: ποιος έλαβε την ειδοποίηση, πότε ανταποκρίθηκε, ποιες ενέργειες πραγματοποίησε και πότε το περιστατικό ολοκληρώθηκε.

Η δυνατότητα αυτή είναι σημαντική τόσο για την καθημερινή λειτουργία όσο και για τον μεταγενέστερο έλεγχο της ποιότητας των υπηρεσιών.

Lone Worker – Man Down

Η προστασία του προσωπικού στο πεδίο αποτελεί βασική προτεραιότητα, ιδιαίτερα όταν ένας εργαζόμενος εκτελεί υπηρεσία μόνος ή σε απομακρυσμένο σημείο.

Μέσω μιας λειτουργίας SOS, ο εργαζόμενος μπορεί να αποστείλει άμεσα ειδοποίηση υψηλής προτεραιότητας στο Επιχειρησιακό Κέντρο.

Η ειδοποίηση μπορεί να συνοδεύεται από τα στοιχεία του εργαζομένου, το έργο στο οποίο απασχολείται, τον χρόνο ενεργοποίησης και την τελευταία διαθέσιμη γεωγραφική θέση.

Πιο προηγμένες λειτουργίες μπορούν να περιλαμβάνουν μηχανισμούς Man Down, ανίχνευση παρατεταμένης ακινησίας, μη απόκριση σε περιοδικά αιτήματα επιβεβαίωσης ή ασυνήθιστη απόκλιση από την προβλεπόμενη δραστηριότητα.

Ο στόχος δεν είναι η διαρκής και αδιάκριτη παρακολούθηση του εργαζομένου. Είναι η έγκαιρη αναγνώριση μιας κατάστασης στην οποία ενδέχεται να χρειάζεται βοήθεια.

Άμεση επιχειρησιακή επικοινωνία

Σε ένα περιστατικό ασφαλείας, η ταχύτητα της επικοινωνίας είναι καθοριστική.

Η νέα γενιά πλατφορμών μπορεί να ενσωματώνει επικοινωνία τύπου Push-to-Talk, επιτρέποντας στον εργαζόμενο να επικοινωνεί άμεσα με την ομάδα του ή με το Επιχειρησιακό Κέντρο.

Μπορούν να δημιουργούνται διαφορετικές ομάδες επικοινωνίας ανά πελάτη, περιοχή, έργο ή επιχειρησιακό ρόλο. Το Κέντρο μπορεί να παρακολουθεί τις ενεργές ομάδες και, όπου απαιτείται, να επικοινωνεί επιλεκτικά με συγκεκριμένο εργαζόμενο.

Η επικοινωνία μπορεί να πραγματοποιείται μέσω Wi-Fi ή δικτύων κινητής τηλεφωνίας, χωρίς να απαιτείται ξεχωριστός ασύρματος εξοπλισμός σε κάθε περίπτωση.

Ανάλογα με την πολιτική της επιχείρησης και το ισχύον θεσμικό πλαίσιο, μπορεί επίσης να προβλέπεται καταγραφή των επιχειρησιακών συνομιλιών, με καθορισμένους χρόνους διατήρησης και ελεγχόμενη πρόσβαση.

Αναφορές, στατιστικά και ποιοτικός έλεγχος

Η συγκέντρωση όλων των ενεργειών σε μια πλατφόρμα επιτρέπει την παραγωγή ουσιαστικών αναφορών.

Η διοίκηση μπορεί να αποκτά εικόνα σχετικά με:

• την τήρηση των βαρδιών,
• την ολοκλήρωση των περιπολιών,
• τις καθυστερήσεις και τις αποκλίσεις,
• τα συχνότερα περιστατικά,
• τους χρόνους ανταπόκρισης του Κέντρου,
• τη δραστηριότητα ανά έργο, σημείο ή χρονική περίοδο.

Τα δεδομένα αυτά δεν πρέπει να χρησιμοποιούνται μόνο για τον καταλογισμό ευθυνών. Μπορούν να αναδείξουν οργανωτικές αδυναμίες, προβληματικές διαδρομές, σημεία αυξημένου κινδύνου και ανάγκες πρόσθετης εκπαίδευσης.

Έτσι, η τεχνολογία λειτουργεί ως εργαλείο βελτίωσης της υπηρεσίας και όχι απλώς ως μηχανισμός ελέγχου.

Ασφάλεια και υπεύθυνη διαχείριση δεδομένων

Η λειτουργία μιας τέτοιας πλατφόρμας προϋποθέτει σαφείς κανόνες για τη συλλογή, την επεξεργασία και την αποθήκευση των δεδομένων.

Πρέπει να καθορίζονται τα δικαιώματα πρόσβασης, οι χρόνοι διατήρησης των πληροφοριών, οι διαδικασίες καταγραφής ενεργειών και τα μέτρα προστασίας των προσωπικών δεδομένων.

Ιδιαίτερη προσοχή απαιτείται σε δεδομένα γεωγραφικής θέσης, ηχητικές καταγραφές, φωτογραφικό υλικό και πληροφορίες που σχετίζονται με την υγεία ή την ασφάλεια του εργαζομένου.

Η τεχνολογική δυνατότητα δεν πρέπει να αποτελεί από μόνη της λόγο συλλογής δεδομένων. Κάθε λειτουργία χρειάζεται σαφή επιχειρησιακό σκοπό, αναλογικότητα και κατάλληλη ενημέρωση των χρηστών.

Μια πλατφόρμα που εξελίσσεται μαζί με τις ανάγκες

Η μετάβαση σε ένα σύγχρονο σύστημα εποπτείας μπορεί να πραγματοποιηθεί σταδιακά και με οργανωμένο τρόπο.

Μπορεί να ξεκινήσει από τις βασικές λειτουργίες ανάληψης βάρδιας και ηλεκτρονικής περιπολίας και να επεκταθεί σταδιακά με διαχείριση συμβάντων, προηγμένες ειδοποιήσεις, επικοινωνία Push-to-Talk, προστασία μοναχικού εργαζομένου και δυνατότητες εικόνας ή βίντεο.

Η σταδιακή εφαρμογή επιτρέπει σε κάθε επιχείρηση να κάνει το επόμενο βήμα με σιγουριά. Να προσαρμόσει ομαλά τις διαδικασίες της, να εκπαιδεύσει αποτελεσματικά το προσωπικό και να αξιοποιήσει τη λύση σύμφωνα με τις πραγματικές απαιτήσεις κάθε έργου.

Η σύγχρονη εποπτεία προσωπικού ασφαλείας δεν είναι απλώς μία ακόμη εφαρμογή καταγραφής. Είναι ένα ολοκληρωμένο επιχειρησιακό οικοσύστημα που συνδέει σε πραγματικό χρόνο τον εργαζόμενο στο πεδίο, τον επόπτη και το Επιχειρησιακό Κέντρο.

Ένα ενιαίο, ασφαλές και επεκτάσιμο περιβάλλον που μετατρέπει την πληροφορία σε άμεση δράση. Εντοπίζει έγκαιρα τους κινδύνους, επιταχύνει την ανταπόκριση και ενισχύει ουσιαστικά την προστασία του προσωπικού.

Γιατί η πραγματική αξία της τεχνολογίας δεν βρίσκεται μόνο στην καταγραφή των γεγονότων. Βρίσκεται στην ικανότητά της να τα προλαμβάνει.